管理實務 丟掉投影片的開會法

專案負責人輪流上台，唸著投影片，向大家報告專案的進度，底下的人邊聽邊打呵欠……。這種行禮如儀的會議方式，在公司每天上演。

一般來說，這種會議只有單向的溝通，較無法讓團隊集思廣益，激盪新的創意。想要提升公司會議的成效，可以拋開投影片，改用備忘錄。

加速夥伴顧問公司（Acce-leration Partners）創辦人葛列哲（Robert Glazer）在領英網站（LinkedIn）指出，幾年前，他發現亞馬遜（Amazon）的主管和員工開會，不是使用投影片，而是使用備忘錄。他們開會時，不會有一個人照著投影片唸，而是團隊在會議開始前，一起看報告的備忘錄。

抱著半信半疑的態度，葛列哲也嘗試用備忘錄開會。他讓團隊在會議正式開始前，先看備大家的備忘錄。等到會議開始，團隊就進一步討論。若是遇到比較大型的會議，則會事前發放備忘錄給團隊，讓大家事先準備，到會議上直接展開討論。

現在，用備忘錄開會，已成為葛列哲團隊開會的常態。每次開會時，團隊會把主要時間花在解決問題、對話、辯論上，而不是用大半的時間聽別人唸投影片。

葛列哲的團隊運用這樣的方式開會後，他發現了以下五個優點：

1.效率。團隊成員在會議開始前看備忘錄，因此開會時，每個人腦中都已有基本資訊，這能讓團隊很快進入狀況，直接討論。如此一來，便能縮短會議時間，得到更好的成果。

2. 問更好的問題，進行更好的討論。團隊在看備忘錄的同時，也會在腦中思考要討論的議題，以便能在會議中提出想法。因此，會議上提出的問題往往更加深入，更能啟發大家思考，討論也更加熱絡。

3. 每個人都有機會發言。一般而言，開會時最受矚目的人，往往是聲音最大，或是投影片做得最精彩的人。透過備忘錄，所有團隊成員都有機會表達，分享他們的想法，藉此激盪最好的點子和策略。

4. 策略思考。為了寫出一張備忘錄，團隊成員必須掌握數據和資料，清楚呈現重點。此外，和在投影片上呈現數據資料不同的是，備忘錄上除了要呈現重點，還必須下結論。在現今快速發展的數位時代裡，人們往往缺乏策略思考能力，而寫備忘錄就是一個練習的好機會。

5.按照時間順序記錄點子和決定。有人缺席會議時，備忘錄可以提供他們背景知識以及內容，以確保每位團隊成員都跟上進度。此外，你也可以將這些備忘錄存檔，新增到公司的內部系統，變成可搜尋的資料，以便在未來回顧，或是作為員工訓練的材料等等。

使用備忘錄開會，能讓團隊更聰明的思考，並記錄下公司的進展，大大改變公司開會的方式，提升會議的效益。