提升工作效率的兩把鑰匙 先有「興趣」,然後「塞滿」

提升工作效率的兩把鑰匙 先有「興趣」,然後「塞滿」

一位朋友,原本閉塞又害羞,和他聊天,聊不上兩句。因為同樣在一個專案裡面,熟了,才知道他人其實蠻有趣的,但他就是有一個障礙,沒辦法和陌生人閒聊。

最近再次遇見他,嚇了我一大跳,竟然,他變、得、超、多、的!

他變成非常會講話、很愛social,到現場只見他將所有人打點得好好的;大家又吃又喝,到了晚上10點多,我已經非常疲倦,他還是興致盎然、完全不累的樣子。散會後,我和他留下整理東西。不禁問他:「喂,你怎麼變這麼多?是什麼讓你改變的?參加了心靈團體?報名口才訓練班?還是遭逢什麼重大變故?讓你整個人變得這麼『愛講話』?」他淡淡地說:「就是⋯⋯讓自己開始喜歡啊!」「你以前不是最討厭和人聊天,怎麼會開始『喜歡』它呢?」我好奇地問。「不能推掉,『只能』喜歡它啊。」他笑說。

突然我領悟了,沒錯,不能推掉的,你明明知道,沒有它,就沒有未來,這時候,唯一的一條路,真的就只剩下這一條──想辦法開始「喜歡」它。你可以強迫自己去「做」它,但效果不會好;你可以勉強自己去「執行」,但自己會反抗。這時候,轉個念,開始「喜歡」,然後就再也不必傷腦筋,它自己就會開始動了。當你開始擅長,感受到自己「也不賴」,會更喜歡,喜歡之後,又會更擅長,於是,這部分就越做越棒了。

「那,」我又問這位朋友:「你是怎麼開始喜歡和陌生人聊天的?」他說,有很多方法,其中之一,就是感受到認識新朋友的新鮮感,他說,以前的恐懼,就轉換成有趣了。再來,是感受到和新朋友對話,可以學到很多事情,這樣就抱著學習的心情,又更喜歡和陌生人講話了。最後,再了解到新朋友可以使明天更不一樣,帶來一些驚喜,且無論經營人生或職涯,多認識對自己總是好的。自此,真的非常非常喜歡和陌生人說話了。

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自從摸出「喜歡」的原理之後,我這位朋友好像變得很開朗,因為他什麼事都以「喜歡它」去解決。於是他真的喜歡他的一切,從他的朋友、他的工作、他的住家、他每天生活、還有他的鄰居、他的女朋友,以及他女朋友的所有朋友⋯⋯。原來,喜歡就是「成功之鑰」──不擅長的事就不會喜歡,喜歡之後就會開始擅長。

有興趣,然後塞滿

至於工作效率要如何提升,我個人認為,應該以「二分法」來視之。首先,不喜歡這份工作的人,要先想辦法「喜歡」這份工作。其次,已經喜歡這份工作的人,就要想辦法在有限的時間內塞入「更多」的工作!

先別急著說這樣的二分法對或不對,假設它是對的,那麼「提升工作效率」就變成一個很直接的事了,只剩兩件事要做:1. 開始「喜歡」你的工作。2. 在你每天的上班時間裡,想辦法「塞越多工作」。

你說,不對啊,工作的前後順序呢?最佳工作時段呢?時間計畫呢?別傻了,那些都是太過於造作的思維,是給顧問賺錢的藉口,我認為工作效率就只要兩件事:「喜歡」,和「塞滿」。

慢跑的時候,特別有這樣的領悟。跑步是一件不容易讓自己喜歡的事,開始跑之前,總要經過一些心理建設,說服自己開始喜歡跑步。跑著跑著,會想要停下休息,這時候要說服自己繼續維持跑著的狀態,千萬不能休息!直到受不了了,腳步停了下來,這下才休息一下,走著走著,早晨清風拂面吹來,真是涼爽、好暢快的一天,這時候很想就這樣一路慢慢的「散步」回家!但,休息不到一分鐘,我告訴自己,不行,應該立刻再動身往前跑、往前跑!

寫作的時候,亦有這樣的領悟。在忙碌的時候想辦法強迫自己寫作,真的不是一件快意的事,開始寫之前,總要經過一些心理建設,告訴自己要喜歡去寫這一篇文章;當我開始寫了,胡亂寫了一個大概,也想停筆休息了,這時候,我卻告訴自己:不能休息!但我也不會讓自己再繼續寫,而是回過頭來改一改前面的文章,這裡加一個字,那邊減一個字⋯⋯。

太注重規畫反失去效率

當我們今天有10樣事情要做,1到10依序排列出來,肯定一看就很痛苦,那麼,我們首先先讓自己喜歡做這些事情,只要一點點的喜歡,就可以開始動手了,先完成1、2、3⋯⋯做不下去了,就別做「4」,而是直接跳到7,跳到8,隨便做一下下,見到又做不下去了,就再跳回1、2、3將它們做得更好,再繼續做4、做5。太注重時間巧妙「規畫」的人,反而沒有運用到時間,時間不斷溜走,人的情緒不斷變化,我們的際遇甚至每天都不一樣,需要好好規畫的並不是「時間」本身,而是「你」這個人。只要給自己的工作是正確的,又有心要努力直衝,剩下的就是想辦法將時間「塞滿」,你就可以成為一個工作效率高於他人的超級第一名。如果一開始就不喜歡做這份工作,那麼還是快點將它砍掉,不然你無法努力以這工作填滿你的時間,工作效率不會太高,影響自己的前途。

誰喜歡工作?誰不喜歡將時間儘量花在玩樂上?但帶來的結果,就是工作效率面臨瓶頸,無法再提升,這時候,只有強迫自己「喜歡」,然後強迫自己「塞滿」時間做它,只要你願意如上做了,情緒和興趣也會跟著回來,這時候會發現工作的越來越順暢,每天快樂像小鳥。

做得越多心情越佳

根據研究,職場上的人們,對自己的工作充滿動力,不見得是因為「錢多、事少、離家近」,而是他們不斷感受到一種「發自內心的成就」(intrinsic)。哈佛商學院從7家企業挑出238位上班族做了一個實驗,要他們每天寫工作日誌,並且寫下他們當日的心情是好還是壞、工作動力是高還是低,在研究單位收集了1萬2千份這樣的日誌,交叉比對後有了意外的發現。猜猜看,讓工作人心情最好的,是哪一種日子呢?

答案揭曉,並不是工作最「少」的日子,而是「做最多事情」的日子。

換句話說,你可以想像,星期一你被交付很難的工作,必須本週完成,星期二你開始從零做起,星期三你開始加速做,星期四你來不及了,所以趕工做、但進展很快且即將完成,星期五你終於完成了並交付出去、下午可以大喘一氣休息去,請問,星期一到五,哪天的心情最好?答案會是「星期四」,而不是「星期五」,就是這個意思。

這份研究報告用詞很令人玩味,它說,人們會工作愉快,是因為人們「被允許得到進步」(allowed to make progress)。進步是所有老闆都希望的,但有多少老闆是刻意的「允許」大家都有同樣的「進步」的感覺?說不定,那是對自己「自我感覺良好」的「錯覺」,但那種錯覺,就是會讓自己對工作充滿動力。文中指出,企業要讓每個員工都能「自我感覺良好」,必須:

1. 將大工作化成「小工作」:將每個大目標分拆成非常明確的「小目標」,讓大家天天都有追逐到的感覺。

2. 凡走過必留下成就:這些小目標,無論成功或失敗,無論準時或延遲,都是一個成就──所有的事情都會帶來成就感。

動力來自「自我感覺良好」

一般人對「工作狂」的理解是,他們沒有生活,只有工作,因為一般人覺得工作絕對不像度假,對它感到狂熱的人,一定是認知有偏差。這就好像大家總覺得藥是苦的,很難吃,你卻特別喜歡吃苦藥,你一定有問題?

不過,這麼多行業,永遠都有一些工作狂在其中自得其樂。為何在9成5以上工作者眼中這個「為了糊口飯吃」的工作,對於僅佔5%以下的「工作狂」來說,反而變成了興趣,變成了人生的一切?各行各業的工作,共通讓5%的人「發狂」並喜愛它們的共同原因是什麼?答案是:他們從工作中得到「成就」。

換句話說,若你不愛你的工作,有兩種可能性:

1. 你可以在其他地方得到更大的成就:這是最健康的方式,畢竟,工作雖然有錢賺,但它依然不是一個最健康的環境。如果你平常愛打網球,在打球的過程中,得到更大的成就感,那麼你的人生,建築在球場上面,真的是很棒的。

但更有可能的是:

2. 你尚未體驗過什麼叫「天天都在成就」的快感:這是我在面試的過程中一直感受到的,每人的家庭成長環境不同,自兒時開始,有些人的確比較少體驗過「成就」,一直以來,總是在被壓迫之下,勉強的一步一步往前進,直到工作還是如此,那麼,當然是注重非工作的快樂,但那種快樂,並不會源源不絕。

由於公司的成長,我開始固定待在「管理職」,然後逐漸發現自己不是非常快樂,因為我從管理者的工作中,找不到很大的成就。可能是我做得不夠好,但,當我開始自行處理一些事情,甚至包括接公司的電話、接觸客戶、親自測試、自己看程式⋯⋯我迅速找回了工作的樂趣。

我告訴一些面試者,我開這間公司,就是照著我的興趣開的,它的所有面向、所有職位,我都很有興趣「自己做」,能在這邊工作真是愉快每一天,但你有找到讓你成長的工作嗎?工作動力,來自「自我感覺良好」,一切在於自我的感覺,而這種良好感覺是很主觀的、或許只有「自爽」,但它的確是藏在每個有趣工作背後的關鍵,而你找到了嗎?