成功經營遠距工作團隊

管理實務

受到新冠肺炎的影響，許多企業開始採用遠距工作的方式來維持營運，同時降低病毒擴散的風險。但是面對工作場域的轉變，遠距工作如何維持效率，以及團隊合作的默契？

專欄作家凱思（Elise Keith）在公司雜誌（Inc.）指出，成功運作遠距團隊，一定要包含以下三種會議：

1.工作守則會議。遠距工作最常發生的問題是，你需要同事協助的時候，他們剛好不在線上。為了不要浪費時間互相等待，團隊必須在以下四個部分達成共識。

■訊息傳遞的媒介。哪些訊息用電子郵件傳達比較恰當？哪些直接在群組上告知即可？先列出大家會分享的所有資訊，再討論什麼情況下該使用何種方式。

■共同工作時段。遠距工作讓我們可以利用空檔處理生活瑣事。但是每天都要規定一個時段，大概一到兩小時，是每個人必須同時在線上的時間。

■正確標示工作狀態。許多軟體能自動顯示個人的上線狀態，但可能發生成員已經下線，狀態卻沒即時更改的錯誤。所以團隊必須討論如何告知彼此，自己目前的工作狀態，避免造成不必要的困擾。

■回覆訊息的時間。一般訊息可以間隔多久回覆？如果不在位置上的話，回覆時間可以延長嗎？如果有緊急狀況，是否可以直接打電話？這些共識可以避免大家花太多時間回覆訊息，耽誤原本的工作進度，或是失去遠距工作的彈性。

2.進度回報會議。遠距工作容易因為缺少溝通，導致每個人的進度無法配合。如果每天進行簡短的回報，不僅能加強團隊凝聚力，更可以掌握彼此的工作狀況、恰當地安排自己的工作內容。

回報的方式可以用群組訊息，簡短的分享即可。例如：「昨天我做了…」、「今天我打算…」、「…的時候我將不在位置上」，或是「我在…方面需要幫忙」等。

3.成效檢討會議。為了讓團隊快速熟悉並適應遠距工作，不妨定期，像是每個禮拜一次，簡短快速地檢討工作成效，討論以下問題：一、這禮拜發生了什麼狀況？二、哪些部分進行得很順利，可以繼續維持？三、哪些部分需要改變？四、有沒有一兩個改變是下禮拜就可以馬上執行的？

遠距工作不受時間及空間的限制，讓團隊能更彈性地規劃工作進度；但是另一方面，也可能因為缺乏溝通，降低工作效率或是延誤原本的進度。定期執行以上三種會議，許多遠距工作的問題，都能在不斷修正後獲得改善。