Excel 必備 5 種圖表技能!避開「圓餅圖禁忌」,直條圖和組合圖表這樣用才專業

2019年11月18日 上午11:0

(本文出自《經理人月刊》特刊:110 招搞定 EXCEL 報表
用Excel製作圖表,可以將資料化繁為簡,更容易分析和決策,但關鍵是你的圖表要做得夠好。圓餅圖有製作的禁忌,直條圖和組合式圖表也各有調整的小技巧:(延伸閱讀:Excel 內建按鈕竟能這樣用!高手私藏 5 個小祕訣,讓報表更專業

1. 圓餅圖/表示各項目占整體資料的比例,忌過度細分

圓餅圖又稱為派圖(pie chart)。常見的問題是資料項目過多,導致圓餅圖被切得細碎,難以一眼讀懂。

以下教你進一步整理資料,讓圖更加清楚。

  1. 把要繪成圖的資料由大至小排序,判斷哪些項目數據過小
  2. 在偏低的第 7 名資料前插入一列「其他」,加總第 7~10 名的銷量
  3. 選取要製成圖表的資料
  4. 點選「插入」索引標籤裡想要的圓餅圖
  5. 按圖表右側的「+」,勾選「資料標籤」的「資料圖說文字」

Tips
資料以圖例表示,還需要一一比對,不如直接在圖表上說明每塊顏色代表的意義和數值。

2. 折線圖/強調趨勢變化,可用虛線表示預測值

適合用來表現資料「隨時間演變的趨勢」,例如某公司3年內各季的營業額變化,或是一整年股票價格的漲跌。

在報告和提案時,也可以使用虛線呈現資料未來的可能發展。比方說,你希望提報舉辦周年慶活動,預計可讓來店人數大幅增長,那就使用折線圖來表示過去的資料以及未來預期。

  1. 選取要製成圖表的資料
  2. 點選「插入」索引標籤裡想要的折線圖
  3. 5~6 月為預測值,指定此線段,按滑鼠右鍵後可調整線段顏色
  4. 再選擇「虛線」後就大功告成

3. 直條圖/為了比較資料間的差異,適時調整座標軸

直條圖可以「比較」不同資料的差異,常見的應用是比較集團各子公司某個月的銷售表現。不過有時資料之間差距不大,繪成直條圖後高度差不多,不容易看出區別。

想在報告時強調差異,應適時調整「縱軸間距」。下面以 B 產品在某企業 3 個電商平台的銷量為例:

  1. 選取要製成圖表的資料
  2. 點選「插入」索引標籤裡想要的直條圖
  3. 點擊縱軸數值
  4. 右側出現「座標軸格式」,把「範圍」最小值調整成 250,系統會自動調整最大值

Tips
「範圍」指的是縱軸數據的最大值和最小值,預設最小值為 0。我們可以提高基準,讓圖表的差距拉大。「單位」則是格線的間距,調大「主要」的值,同樣能放大差異。

4. 組合式圖表/融合不同單位的數據,一張表就能讀

有時圖表中的資訊較多,單位又不相同,難以用基礎的圖形表達。最常見的例子是想一次看出某公司的業績、利潤與利潤率的消長,數值單位有「元」和「百分比」,這時以進階的「組合式圖表」,直接整合多項資訊。

  1. 選取要製成圖表的資料
  2. 點選「插入」索引標籤裡、組合圖的「群組折線圖─折線圖於副座標軸」

Tips
組合式雙軸圖有資料過於複雜、難以理解的風險,建議只有在資料有高度關聯性,如業績及利潤率,才適合採用。

5. 百分比堆疊直條圖/呈現「同項目」在不同時間的比例變化

當比較的數據一多,一個數據就繪成一個直條圖,就會過於複雜,這時可考慮將資料整併成堆疊直條圖。

舉例來說,想要比較某產品第二季在 4 間公司的市占率趨勢,因為資料是百分比時,推薦使用百分比堆疊直條圖化繁為簡。

  1. 選取要製成圖表的資料
  2. 點選「插入」索引標籤裡的「百分比堆疊直條圖」
  3. 點選「設計」索引標籤裡的「切換欄列資料」

Tips
當資料有兩種(公司、月),系統會先自動判斷哪種資料該是橫軸。如果預設結果不如你意,只要讓圖表中的欄列資料互換即可。

延伸閱讀 \
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