用長期思維打造高效率工作術

Smart智富月刊

整理:編輯部

知名美國作家馬克.吐溫(Mark Twain)說過:「假如你每天早上的第一件事就是『生吃一隻青蛙』,接下來的一天就會過得比較順利,因為你很清楚這可能是一整天之中最糟糕的事情了。」青蛙,即是你最大、最重要的工作,也是當前最能為自己帶來正面影響的事情。
然而,每個人一天都僅有24小時,該如何利用以達成最佳成就呢?時間管理大師博恩.崔西(Brian Tracy)在暢銷10多年的經典之作《Eat That Frog!》中,以淺顯文字說明21項克服延宕惡習、強化工作效率的技巧,在2018年的最新修訂版中,更增修了〈科技是最棒的僕人〉、〈專注〉等善用科技工具「吃青蛙」方法的篇章。

 

崔西認為,優良思考者的指標,在於他能否正確預先察知做或不做某事的後果。一項工作或活動的可能後果,將決定它對你或公司到底有多重要。這種評估工作重要性的方式,也就是判斷哪個是下一隻青蛙的方式。
哈佛大學艾德華.班菲爾德博士(Dr. Edward Banfield)經由50多年的研究,得到了一個結論─—在美國,最能準確預測一個人社經地位的,就是他能否以「長期觀點」(Long-Time Perspective)來思考,這項因素對人生與工作成就的影響,超越家庭背景、教育、種族、智力、人脈或任何因素。
你對時間的態度、你的「時間觀念」(Time Horizon),會對你的行為與選擇造成極大影響。對人生與事業有長遠眼光的人,在時間與活動等方面所做的決定,似乎總是比那些不思慮未來者好得多。但如何建立長期思維?崔西認為有以下守則:
 

守則1》做好時間管理

在工作上,若能以長遠角度來看清對自己真正重要的東西,則要決定短期內的優先順序就容易得多。

以定義來說,重要的事物會帶來長遠的影響,不重要的事物則很少或根本不會造成長遠的影響。在開始執行任何工作前,你都應該先問問自己,「做或不做這項工作,可能會造成什麼後果?」
 

守則2》把眼光放遠

成功的人會願意暫緩享受並在短期內做犧牲,以便享受長遠更大的回報;相反地,不成功的人則多著眼於眼前的快樂與立即的滿足,而很少思考到長遠未來。

例如,早點上班、固定閱讀和工作領域相關的資料、進修以增進技能,以及專注地執行能創造高價值的工作,這都會對你的未來帶來正面影響;相反地,拖到最後1分鐘才上班、看報、喝咖啡、和同事聊天,這些事在短期內可能令人愉快,但長期下來,必將導致升遷無望、低成就與挫折感。

假如任何一項工作或活動有可能為你帶來正面影響,就將它放在第一優先順位,立刻動手進行;假如某件事情不盡速妥善處理,便會產生極大的負面效應,那麼這件事也該優先執行。無論你的青蛙是什麼,都要下定決心先將它吃掉。
 

守則3》遵循強迫效率法則(The Law of Forced Efficiency)

「人永遠沒有足夠的時間做每件事,但永遠有足夠的時間做最重要的事。」也就是說,你無法吃掉池塘裡所有蝌蚪和青蛙,卻能吃掉最大、最醜的那隻,這樣就夠了,至少就目前而言。

當有件重要工作或計畫沒達成,後果可能會很嚴重時,即使時間緊迫,你似乎仍能安排出時間將它完成,而且往往是在最後一刻才大功告成。你會寧可早到、加班,鞭策自己完成工作,也不願面對無法如期完成所造成的不愉快。

事實上,現在一般人都是以110%~130%的能力在工作,而工作與責任仍不斷累積。我們每個人都有成堆的資料待閱。有項研究指出,一般主管在家中與辦公室中,都積壓著300~400個小時才能看完的資料和企畫書。這表示你永遠也趕不上進度,因此趁早打消這個念頭吧!你所能期盼的,就是掌控你最重要的責任,所以,暫時先放下其他工作吧。
 

守則4》不拖延到最後期限

許多人表示,若有最後期限的壓力,他們的工作會做得更好,遺憾的是,多年的研究顯示,這種說法與事實不太符合。

當時間緊迫時(通常是因為自己耽擱所造成的),人往往會覺得壓力更大,並且會犯下更多的錯,而必須重做比在其他情況下還要多的工作。人們因事情急迫而趕進度時所犯的錯誤,經常會導致缺失與超支,長久下來,便累積成一筆可觀的財務損失。

較理想的做法是,事先規畫好時間,並預留一些時間因應突發的延誤與方向調整。要在預定完成時間上外加20%(或以上)的時間;或是挑戰一下,試著在期限前完成工作。你會驚訝地發現,自己能因此從容許多,工作成果也會改善許多。

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