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從「年薪百萬」到「年薪千萬」！暢銷書作家的工作建議
（本文出自《經理人月刊》特刊：改變人生的整理術）
你是怎麼決定一天的工作？多數時間管理書籍，都會教導讀者每天上班前（或前一天睡前）要將今天（或隔天）的工作列成清單（To-Do List），每天早上開始只要按部就班完成，就能毫無遺漏地把工作做完，避免時間虛耗。
然而這些工作中，真的都是你需要做的嗎？美國暢銷書作家、普林斯頓大學（Princeton University）客座教授提摩西．費里斯（Timothy Ferriss）在部落格上指出，
對於改善工作效率，「決定自己『不做什麼』往往比要做什麼更重要」。
費里斯透過剔除工作，從每天工作 14 小時，變成每周工作 4 小時；收入從每年 4 萬美元（折合台幣約 123 萬），變成每月 4 萬美元，累積年收入 48 萬美元（約新台幣 1473 萬元）。關鍵之一，就是寫下自己的「不做清單」（Not To-Do List）。
透過這份「不做清單」，提醒自己哪些工作「絕對不要去做」，確保真的把時間花在「重要而有價值」的事情上，思考與評鑑哪些工作的回報，比較需要投入的時間與精力，和對組織與自己的價值。
至於如何設定自己的 To-Do List 與 Not To-Do List？可以參照以下 3 步驟：
步驟 1：了解時間價值，選擇最有利的選項
日本頂尖律師、《工作，要用對方法》作者莊司雅彥表示，取捨工作時最重要的前提，就是了解自己的「時間價值」是多少，做到「機會損失最小化」，也就是判斷自己如果改做 A 工作而不做 B 工作，兩者之間的潛在收益相差多少，然後儘量選擇最有利的選項。
例如一位律師時薪 100 美元，但他打字速度也很快，一份 10 頁文件只要 30 分鐘就能完成；而雇來的打字員時薪 10 美元，但 10 頁文件卻要打上 60 分鐘。
乍看之下，律師應該自己從事打字的工作；但進一步計算，律師把打字工作交給打字員，自己專心處理核心業務，1 小時可賺 90 美元（100-10）；倘若自己打字，雖少了打字員薪水開支，1 小時卻只剩一半時間可以專心處理業務，收入等於只剩 50 美元，相比之下更划不來。
莊司強調，其中最重要的思維，就是認清 「你擅長的事情，不一定是最有價值的工作」 ，就算某件事自己做起來又快又好，但如果交給別人更適合，也要勇敢取捨，避免把所有事情都攬在自己身上。
步驟 2：建立年度目標，確認事情取捨標準
前日本東京之星銀行（Tokyo Star Bank）執行長羅倫斯．巴奇（Lawrence Budge）在《日經 Associé》訪談中表示，評定工作的取捨時，還必須加入自己對於人生的各項目標，才能讓工作取捨成就自己最大的價值。
巴奇表示，原本自己也是採用「時間順序」進行工作清單的安排，每天早上檢視清單，確認自己在幾點幾分有什麼活動，然後逐一完成。然而隨著自己愈來愈沒有時間與家人相處，身體狀況也開始下滑，他決定做出改變。
他將所有活動區分為「自我管理」「人際關係」「社會服務」和「工作」4 大類，並在每年年初時，針對這 4 大類寫下細部項目的年度目標，例如「自我管理」中的「身體」，年度目標是「每天運動」；「人際關係」中的「妻子」，年度目標是「每周和太太約會一次」；「工作」中的「當前問題解決」，年度目標則是公司的企業理念等。
然後每天在檢視工作清單時，先將各項工作區分為上述 4 類，接著再逐一檢視每一項是否符合該類的年度目標，就能明確工作的輕重緩急，甚至哪些事情可以直接捨棄不做了。
步驟 3：擬定 Not To-Do List，有效縮減每日工作
日本軟體公司 Cybozu 創辦人青野慶久，從最初創業時的 3 人，到如今內外相關員工超過 700 人，身為社長的他卻沒有請任何祕書，所有工作都自己一手安排，能有效掌握繁多工作的關鍵，就在於他每天確認 To-Do List 和 Not To-Do List。
青野在《The 21》雜誌專訪中表示，自己隨時都有 3 張待辦清單，分別是「今天要做的事」「今天不做的事」以及「當下不做的事」。每天，他會先將當天要做的工作羅列出來，放在「今天要做的事」清單上；接著檢視其中哪些工作其實沒有那麼必要，移至「今天不做的事」清單中，只留下真正必要的工作，「這就是有效幫每天工作瘦身的關鍵，」青野強調。
然而，有些事情可能只是一時沒空處理，所以才移到「今天不做的事」清單中，並不代表可以就此無視，因此青野還有第三個「當下不做的事」清單，透過檢查「今天不做的事」，把一些可能「不緊急但重要」工作移到「當下不做的事」清單中作為保留，日後找機會再移回「今天要做的事」清單，如此一來，就不會遺漏重要的事情。
藉由 Not To-Do List，削減無謂的工作。
經理人特刊第 22 期
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